Los eventos son momentos excepcionales para la mayoría de las empresas, son sucesos que rompen la rutina cotidiana, representan un esfuerzo adicional, una inversión de tiempo y recursos, generalmente se realizan para conmemorar fechas importantes, grandes logros, impulsar objetivos, promover productos o servicios. Estos eventos pueden ser internos, para el personal de la empresa y sus allegados; externos, para potenciales clientes, proveedores, público general o para los stakeholders. Sea cual sea su razón de ser o a quien va dirigido, un evento es un suceso especial que acontece en un momento y tiempo determinado. Se presta mucha atención al lugar, el sonido,  iluminación, las promotoras o anfitriones, los aperitivos, el brindis, las invitaciones, la presencia de la marca, incluso los arreglos florales o elementos decorativos, pero a veces al estar sumergidos en la organización del evento subestimamos un elemento clave que podríamos aprovechar mucho mejor: EL VIDEO.

A continuación te daremos 5 claves para que entiendas el gran provecho que se le puede sacar al video de tu evento corporativo:

1-EL VIDEO ES EL GRAN AMPLIFICADOR DEL EVENTO

Supongamos que tu evento dura 5 horas y es para 150 invitados, y se desarrolla en un costoso salón de un gran hotel,  si haces una transmisión en vivo, vía Facebook por ejemplo, lograras multiplicar la cantidad de invitados. Pero si grabas el evento y lo editas de manera profesional, además de darle el enfoque que quieres, condensarlo brevemente y eliminar cualquier error y contratiempo, puedes  maximizar el impacto del evento más allá del tiempo y el espacio donde sucedió, logrando que su vigencia sea de meses e incluso años, pudiendo llegar a cualquier parte el mundo, cualquier día y a cualquier hora.

2-UN EVENTO NO ES SOLO UN EVENTO

Un video no debe ser grabado simplemente de manera anecdótica, como una sucesión de hechos, también debe tener un mensaje de fondo muy bien definido previamente para que el video tenga una utilidad más allá de inmortalizar un momento. Por ejemplo, si es un evento para el personal, el video nos solo debe reflejar lo que sucedió y lo bien que la pasaron los colaboradores, debe hablar también de sentido de pertenencia, de unión, de trabajo en equipo, para que sea una herramienta motivacional del talento humano. Si el evento es la conmemoración de los 25 años de la empresa, el video debe reflejar la constancia, la solidez de la organización, esto permite que el video, más allá de ser un bonito recuerdo,  sea también una poderosa herramienta de marketing.

3- EL EVENTO PUEDE TENER MUCHAS VERSIONES

La mayor inversión en términos de producción audiovisual es llevar al equipo de grabación al lugar del evento por un tiempo determinado, usualmente son equipos de entre 2 y 5 personas cobrando por hora, grabando gran cantidad de material para que posteriormente el editor seleccione los mejores momentos y condense las 4-5 horas de evento en 4-5 minutos de video, o incluso menos, en promedio suele grabarse entre 5 y 10 veces más material del que se necesita, que normalmente se desecha al final. Pero este “desecho” es muy aprovechable, se pueden hacer versiones diferentes del video con distintos objetivos: una versión larga como recuerdo o video memoria para la página web, una versión corta para redes sociales, una versión comercial enfocada en el producto o servicio que se lanzó que puede servir de herramienta de ventas, videos testimoniales de los invitados que se puede usar como contenido online. Las opciones son variadas, pero es una oportunidad que se debe aprovechar.

4- CUALQUIERA PUEDE GRABAR UN VIDEO, PERO NO TODOS SABEN GENERAR EMOCIONES

Todo el mundo tiene una cámara, ya existen smartphones que graban en 4K, teóricamente cualquiera puede darle rec a su teléfono, o cámara profesional y grabar, pero como mencionamos anteriormente tiene que haber una intencionalidad, un enfoque predefinido del mensaje que se quiere transmitir, además de eso el video debería tener storytelling, ritmo, una narrativa entretenida, y eso solo lo consiguen los profesionales de la narración audiovisual, asegúrate de contratar una productora que nos solo grabe eventos, que tenga experiencia en publicidad, en cine y documentales, son personas cuyo talento es contar historias, sacar lo mejor de las personas ante cámara y sobre todo generar emociones, el video debe ser emotivo, y nos solo para los que asistieron al evento.